Politica de confidențialitate
cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal
1. Informații generale. Cine suntem și ce acoperă acest document?
Conținutul website-ului https://asociatiasocialincubator.org/ (denumit în continuare Site) este proprietatea exclusivă a entității Asociația The Social Incubator (denumită în continuare „ATSI” și „Asociația”) cu sediul în Mun. București, Sector 2, Str. Spătarului nr. 7, înscrisă în Registrul special cu nr. 10/17.03.2020, înregistrată în Registrul Asociațiilor și Fundațiilor cu nr. 16760/A/2014 și în Registrul entităților/unităților de cult ANAF din data 15.04.2019, cod de înregistrare fiscală 33177409, e-mail: office@asociatiasocialincubator.org, telefon: +40 790 599 908.
În calitate de operator de date, ATSI urmărește în permanență și se asigură că prelucrarea datelor cu caracter personal respectă cu strictețe principiile și legislația privind protecția datelor cu caracter personal, în particular prevederile Regulamentului (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (în continuare „RGPD”/„Regulamentul de protecția datelor”). ATSI acordă o importanță deosebită conformării cu legislația aplicabilă și va asigura ca prelucrarea datelor dvs. se va realiza cu respectarea legislației aplicabile, menționată mai sus, potrivit detaliilor prezentate în acest document.
Această versiune a Politicii privind confidențialitatea a fost revizuită pe data 01.05.2025 și are rolul de a vă informa cu privire la:
- activitățile de prelucrare a datelor cu caracter personal, ale dumneavoastră, în calitate de vizitator al Site-ului sau de utilizator al funcțiilor din cadrul Site-ului;
- prelucrările datelor cu caracter personal efectuate de ATSI, în vederea desfășurării activităților sale.
ATSI poate actualiza prezenta Politică de confidențialitate ulterior, caz în care va informa persoanele vizate prin intermediul Site-ului cu privire la orice modificări înainte ca acestea să devină aplicabile.
În funcție de interacțiunea dvs. cu Asociația, vom prelucra datele dvs. cu caracter personal conform detaliilor redate în continuare în acest document.
2. Definiții
- „Date cu Caracter Personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.
- „Donator” înseamnă persoana fizică sau juridică care donează sume de bani și/sau servicii către ATSI și/sau persoanelor susținute de către ATSI, prin intermediul instrumentelor puse la dispoziție de aceasta din urmă.
- „Prelucrare” (și derivatele sale, incluzând fără limitare „a prelucra”) înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra Datelor cu Caracter Personal, incluzând fără limitare colectarea, înregistrarea, păstrarea, modificarea, utilizarea, dezvăluirea, accesul, transferul sau distrugerea acestora.
- „Vizitator” înseamnă orice persoană care accesează sau utilizează Site-ul.
- „Voluntar” înseamnă orice persoană fizică ce participă la activitățile de voluntariat organizate de către ATSI.
3. Tipuri de prelucrări. Ce date sunt prelucrate, care sunt scopurile, temeiurile în care prelucrăm datele și durata de păstrare?
Ce date cu caracter personal sunt prelucrate?
ATSI va prelucra, în calitate de operator de date cu caracter personal, următoarele date cu caracter personal:
- Nume
- Prenume
- Vârsta
- Adresa
- Număr de telefon
- Profil Facebook
- Profil Instagram
- Profil LinkedIn
| Scopul prelucrării | Temei legal | Durata de păstrare |
|---|---|---|
| Participarea la proiecte și programe sociale, educaționale sau de integrare profesională | Executarea unui contract sau demersuri precontractuale (art. 6 alin. 1 lit. b RGPD) | Pe durata derulării proiectului și 5 ani de la finalizarea acestuia, conform legislației contabile |
| Comunicări administrative, organizatorice sau legate de evenimente | Interes legitim (art. 6 alin. 1 lit. f RGPD) sau consimțământ (după caz) | Pe durata colaborării sau până la exprimarea opoziției |
| Promovarea activității Asociației prin imagini sau materiale video | Consimțământ (art. 6 alin. 1 lit. a RGPD) | Până la retragerea consimțământului |
| Comunicări de marketing (ex: newsletter, invitații la evenimente, campanii) | Consimțământ (art. 6 alin. 1 lit. a RGPD) | Până la retragerea consimțământului |
| Selectarea și gestionarea voluntarilor | Executarea unui contract / interes legitim | Pe durata colaborării și până la 3 ani de la încetarea acesteia |
| Îndeplinirea obligațiilor legale (ex: raportări financiare, arhivare, audit) | Obligație legală (art. 6 alin. 1 lit. c RGPD) | Conform legislației aplicabile (ex: 10 ani pentru documente contabile) |
| Soluționarea cererilor sau a litigiilor | Interes legitim / Obligație legală | Pe durata necesară soluționării solicitării și conform termenelor de prescripție |
| Dacă sunteți | Datele vor fi prelucrate cu scopul de a | În temeiul | Durata de păstrare |
|---|---|---|---|
| Vizitator al site-ului nostru | Răspunde solicitărilor dvs. transmise prin intermediul formularelor de contact. Recepționarea comentariilor, mesajelor transmise de dvs. prin alte mijloace și analiza, respectiv soluționarea acestora. | Consimțământul dvs. manifestat prin completarea și transmiterea formularului de contact sau contactarea în alt mod a Asociației | Datele vor fi păstrate pe durata necesară analizei și soluționării cererilor astfel primite din partea dvs., iar ulterior potrivit politicilor interne ale ATSI. Puteți solicita mai multe informații prin transmiterea unei cereri utilizând datele de contact de la pct. 1 de mai sus. |
| Pentru mai multe detalii privind utilizarea fișierelor de tip cookie, consultați Politica noastră de cookies | Analiza modului în care site-ul nostru este utilizat (cookie-uri 1st party) sau evaluare feedback transmis către ATSI în alt mod. Analiza modului în care interacționați cu anumite funcționalități/tool-uri ale unor terți (cookie-uri 3rd party). | Interesului nostru legitim. Consimțământul dvs. exprimat în banner-ul afișat la prima accesare a site-ului/setările browser-ului dvs. | Datele vor fi utilizate pe durata necesară evaluării feedback-ului dvs., iar ulterior vor fi șterse. Consultați Politica noastră de cookies. |
| Voluntar | Încheia și executa contractul de voluntariat la care dvs. sunteți parte. Furnizarea anumitor date reprezintă fie o cerință necesară pentru încheierea și derularea contractului, fie o obligație legală în anumite cazuri, iar lipsa furnizării poate conduce la imposibilitatea inițierii sau continuării relației cu dvs. | Contractului de voluntariat (încheiat separat de acest document) | Pe durata necesară derulării contractului, iar ulterior potrivit dispozițiilor legale. |
| Partener colaborator persoană fizică sau PFA (inclusiv sponsori) | Negocia, încheia și executa relația contractuală dintre ATSI și dvs. și soluționarea oricăror cereri în legătură cu aceste relații. Îndeplinirea obligațiilor legale ce revin ATSI (de ex., în domeniul financiar, arhivare – în contextul facturilor, sponsorizărilor). Furnizarea anumitor date reprezintă fie o cerință necesară pentru încheierea și derularea contractului, fie o obligație legală în anumite cazuri, iar lipsa furnizării poate conduce la imposibilitatea inițierii sau continuării relației cu dvs. | Contractului încheiat cu dvs. Obligațiilor legale ce revin în sarcina ATSI | Pe durata relației de colaborare cu ATSI, iar ulterior potrivit dispozițiilor legale. |
| Reprezentant / angajat / colaborator / persoană de contact a partenerilor noștri persoane juridice (inclusiv sponsori sau în contextul parteneriatelor cu direcții sau alte instituții de asistență socială) | Negocia, încheia și executa relația contractuală dintre ATSI și partenerul nostru persoană juridică și soluționarea oricăror cereri în legătură cu aceste relații. Îndeplinirea obligațiilor legale ce revin ATSI (de ex., în domeniul financiar, arhivare – în contextul facturilor, sponsorizărilor, activităților de asistență socială). Furnizarea anumitor date reprezintă fie o cerință necesară pentru încheierea și derularea contractului, fie o obligație legală în anumite cazuri, iar lipsa furnizării poate conduce la imposibilitatea inițierii sau continuării relației ATSI cu respectivul partener. | Interesul legitim al ATSI de a-și derula activitățile și relațiile cu partenerii acesteia. Obligațiilor legale ce revin în sarcina ATSI | Pe durata relației de colaborare cu ATSI, iar ulterior potrivit dispozițiilor legale. |
| Participant la evenimentele / proiectele / acțiunile derulate de ATSI | Asigură participarea dvs. în diverse evenimente / proiecte / acțiuni derulate de ATSI în activitatea noastră, precum și pentru îndeplinirea obligațiilor legale după caz. Realiza fotografii sau materiale video în cadrul evenimentelor / proiectelor / acțiunilor. Aveți posibilitatea de a vă retrage acest consimțământ sau de a vă opune acestor prelucrări prin informarea personalului ATSI prezent la momentul derulării evenimentelor / proiectelor / acțiunilor sau prin transmiterea unei cereri către ATSI utilizând datele de contact de la pct. 1 de mai sus. Aceste acțiuni nu vor avea consecințe asupra dvs. | Contractului sau, după caz, consimțământului dvs. exprimat prin participarea voluntară la evenimente / proiecte / acțiuni. Obligațiilor legale ce revin ATSI (de ex., în contextul asistenței sociale, financiare, de arhivare). Interesului nostru legitim în realizarea unor materiale de ansamblu, pentru a documenta modul în care s-au derulat evenimentele / proiectele / acțiunile ATSI și de a promova evenimentele / proiectele / acțiunile Asociației. Consimțământului dvs. manifestat prin acțiunea dvs. neechivocă de a fi fotografiat / filmat. | Pe durata necesară derulării evenimentului / proiectului / acțiunilor la care ați participat, iar ulterior pe o durată de cel mult 3 ani, cu excepția situațiilor în care există o obligație legală sau un interes legitim care justifică o durată mai mare (cum ar fi existența unor proceduri judiciare). Pe o durată de cel puțin 5 ani, cu excepția situațiilor în care au fost încheiate separat acorduri de utilizare a imaginii pentru care s-a stabilit o altă durată de păstrare. |
| Aplicant pentru un job sau o poziție în cadrul ATSI | Analiza aplicația dvs. și, după caz, de a vă contacta, stabili și derula interviuri, de a lua o decizie în acest sens. Furnizarea anumitor date reprezintă fie o cerință necesară pentru analiza aplicației dvs., iar lipsa furnizării acestora poate conduce la imposibilitatea analizării aplicației dvs. Păstra aplicația dvs. pentru alte poziții sau campanii de recrutare ulterioare derulate de ATSI. | Contractului (demersuri pentru încheierea unui contract). Datele personale sunt furnizate în mod voluntar, în vederea încheierii unui contract cu dvs. (de ex., un contract individual de muncă, de colaborare). În măsura în care în urma aplicației dvs. veți începe o colaborare cu ATSI, datele dvs. vor fi prelucrate în continuare potrivit politicilor interne ale Asociației. Consimțământului dvs. — aveți posibilitatea de a vă retrage acest consimțământ prin transmiterea unei cereri către ATSI utilizând datele de contact de la pct. 1 de mai sus. | Datele personale ale candidaților respinși vor fi șterse după o perioadă de 3 ani, cu excepția situațiilor în care anumite proceduri judiciare vor reclama păstrarea datelor pe o durată mai mare. Dacă v-ați exprimat consimțământul în acest sens, datele vor fi putea fi utilizate până la retragerea consimțământului dvs., dar fără a depăși o durată de 5 ani. |
| Abonat la newsletter | Primi de la ATSI (de regulă pe e-mail) mesaje privind evenimentele / proiectele / acțiunile derulate de Asociație în cadrul activității acesteia. Furnizarea acestor date este voluntară. | Consimțământul dvs. manifestat expres, în scris, electronic sau oral. Interesul legitim al ATSI de a vă comunica informații privind activitățile sociale la care ați luat parte în trecut (de ex., cu privire la impactul sau rezultatele acestora) sau similare cu acestea. Aveți posibilitatea de a vă retrage consimțământul sau de a vă opune acestor prelucrări prin accesarea link-ului de dezabonare de la finalul e-mailurilor sau prin transmiterea unei cereri către ATSI utilizând datele de contact de la pct. 1 de mai sus. | Pe durata în care avem consimțământul dvs., respectiv până la exercitarea dreptului de opoziție. Retragerea consimțământului sau opoziția față de aceste prelucrări produc efecte pentru viitor și nu echivalează în mod automat cu ștergerea datelor (pentru care este necesară o cerere distinctă), însă va determina încetarea transmiterii de astfel de mesaje către dvs. |
| O persoană fizică ce formulează cereri de exercitare a drepturilor în legătură cu prelucrarea datelor cu caracter personal (detaliate în secțiunea finală a documentului) | Soluționa cererile în conformitate cu legislația aplicabilă prelucrării datelor cu caracter personal. Furnizarea anumitor date reprezintă fie o cerință necesară soluționării cererii dvs., fie o obligație legală, iar lipsa furnizării acestora poate conduce la imposibilitatea soluționării cererii dvs. conform legii. | Obligației legale ce revine ATSI în calitate de operator de date | 4 ani de la data recepționării unor astfel de cereri din partea dvs., cu excepția situațiilor în care anumite proceduri judiciare vor reclama păstrarea datelor pe o durată mai mare. |
4. Către cine pot fi dezvăluite datele cu caracter personal?
Datele cu caracter personal prelucrate de ATSI în scopurile detaliate mai sus, pot fi divulgate către următoarele categorii de destinatari:
- partenerii și colaboratorii ATSI, atât cei care acționează în calitate de împuterniciți ai Asociației, cât și cei care acționează în calitate de operatori, din domenii precum: agenții de PR, agenții de marketing, sponsori, companii în domeniul fotografiei și videografiei, operatori de telefonie mobilă, firme de curierat;
- publicului în cazul imaginilor realizate în cadrul evenimentelor/proiectelor/acțiunilor derulate de ATSI, în scopurile descrise mai sus (inclusiv pe site sau prin intermediul rețelelor de socializare – cum ar fi Facebook, Instagram, LinkedIn);
- consultanți externi care sprijină ATSI în derularea activității cu respectarea prevederilor legale (cum ar fi agenții PR, avocați, consilieri juridici, notari);
- autorităților și instituțiilor publice la solicitarea acestora sau când există un alt temei, cum ar fi o obligație legală sau interesul legitim al Asociației.
5. Transferul datelor
ATSI nu va transfera datele dvs. cu caracter personal în state din afara Spațiului Economic European. În măsura în care se vor realiza astfel de transferuri, Asociația se va asigura că implementează garanțiile adecvate de transfer și vă va informa în mod corespunzător cu privire la statele de transfer și de faptul că aveți oricând posibilitatea de a solicita informații sau copii după garanțiile de transfer adoptate.
6. De ce drepturi beneficiați cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal?
În condițiile din legislația aplicabilă în domeniul protecției datelor, în special potrivit RGPD, beneficiați de următoarele drepturi:
- dreptul la informare – dreptul de a primi un conținut minim de informații cu privire la activitățile de prelucrare efectuate de către ATSI, în conformitate cu cerințele legale;
- dreptul de acces – dreptul de a obține din partea operatorului o confirmare că se prelucrează sau nu date cu caracter personal care vă privesc, iar în caz afirmativ furnizarea de informații privind detaliile prelucrării (de ex., scop, categoriile de date, destinatari/categorii de destinatari, dacă este posibil și perioada de stocare preconizată sau criteriile utilizate pentru stabilirea perioadei);
- dreptul la rectificare – dreptul de a obține de la operator rectificarea acelor date cu caracter personal inexacte, care vă privesc sau completarea datelor care sunt incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declarații suplimentare;
- dreptul la ștergerea datelor („dreptul de a fi uitat”) – dreptul de a obține din partea operatorului ștergerea datelor cu caracter personal în cazurile stabilite de lege – cum ar fi, atunci când datele nu mai sunt necesare pentru scopurile în care au fost colectate/prelucrate; vă retrageți consimțământul în baza căruia a avut loc prelucrarea și nu există un alt temei juridic pentru prelucrare; datele au fost prelucrate ilegal; datele trebuie șterse pentru respectarea unei obligații legale ce revine operatorului) și cu respectarea celorlalte condiții;
- dreptul la restricționarea prelucrării – dreptul de a obține din partea operatorului restricționarea prelucrării atunci când se aplică unul din următoarele cazuri: (i) se contestă exactitatea datelor de către persoana vizată; (ii) prelucrarea este ilegală, iar persoana vizată se opune ștergerii datelor; (iii) operatorul nu mai are nevoie de date, însă persoana vizată i le solicită pentru constatarea, exercitarea, apărarea unui drept în instanță; (iv) pentru intervalul de timp în care se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei vizate, în cazul opoziției acesteia;
- dreptul la portabilitatea datelor – dreptul de a primi datele care o privesc și pe care le-a furnizat operatorului în format structurat utilizat în mod corect și care poate fi citit automat și de a solicita transmiterea acestor date către alt operator atunci când prelucrarea se realizează în temeiul consimțământului sau pe un contract, iar prelucrarea este efectuată prin mijloace automate;
- dreptul la opoziție – dreptul de a se opune în orice moment, din motive legate de situația particulară în care se află, prelucrărilor realizate în temeiul interesului legitim. Atunci când prelucrarea datelor se face în scopuri de marketing direct, persoana vizată are dreptul de a se opune în orice moment;
- dreptul de retragere a consimțământului atunci când prelucrarea se întemeiază pe acesta, iar retragerea va produce efecte pentru viitor fără a afecta legalitatea prelucrărilor derulate anterior retragerii;
- dreptul de a nu fi supus unei decizii individuale automate – dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, inclusiv crearea de profiluri, care produce efecte juridice care privesc persoana vizată sau o afectează în mod similar, cu excepția cazurilor în care aceste decizii/profiluri sunt permise potrivit legislației aplicabile. Atunci când asemenea decizii sau profiluri pot fi luate/create cu respectarea legii, aveți dreptul de a obține informații privind logica utilizată, care sunt consecințele asupra dvs. și importanța acestora, precum și dreptul de a contesta sau de a obține în alt mod intervenție umană;
- dreptul de a depune plângere în fața autorității de supraveghere (Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP) sau în fața instanțelor de judecată competente.
Vă rugăm să aveți în vedere că, în cazul retragerii consimțământului conform dispozițiilor legale aplicabile, atunci când un astfel de acord a fost exprimat anterior pentru activități de marketing direct, ATSI, după ce a luat act de acest fapt, nu vă va mai trimite comunicări de marketing direct. Deși nu veți mai primi comunicări de marketing direct, ATSI ar putea totuși să prelucreze Datele dumneavoastră cu Caracter Personal în mod legal, în baza altor temeiuri și pentru alte scopuri cum ar fi, îndeplinirea anumitor obligații legale care îi incumbă, executarea contractului sau interesul legitim al ATSI (de ex., pentru îmbunătățirea serviciilor, soluționarea plângerilor primite, apărarea drepturilor și intereselor).
În cazul în care persoana vizată introduce o cerere în format electronic pentru exercitarea drepturilor sale, informațiile vor fi furnizate de Asociația noastră tot în format electronic acolo unde este posibil, cu excepția cazului în care persoana vizată solicită un alt format.
Vom încerca să răspundem cu promptitudine la orice solicitare venită din partea dumneavoastră și, în orice caz, în limitele de timp menționate în mod expres de prevederile legale aplicabile (de regulă 1 lună de la înregistrarea cererii). În funcție de complexitatea solicitării, termenul de răspuns se poate prelungi conform prevederilor legale cu încă 2 luni.
Pentru exercitarea drepturilor menționate mai sus sau pentru mai multe informații cu privire la modul în care ATSI prelucrează datele cu caracter personal, ne puteți contacta la adresa de e-mail: office@asociatiasocialincubator.org sau la sediul nostru situat în Mun. București, Sector 2, Str. Spătarului nr. 7.